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Von To-do-Liste zu Done-Liste

Wir haben alle mindestens eine To-do-Liste. Ob in unserem Kopf, auf einem oder mehreren Zetteln oder im Handy. 


"Es gibt immer was zu tun" nur setzt unser Hirn da kein "Jajajajajajippiejippijippiyeah" hintendran.


Unsere Gedanken aufzuschreiben gibt unserem Gehirn Raum, sich auf anderes zu konzentrieren, da wir es nicht mehr erinnern müssen. Das Führen von To-Do-Listen gibt uns das Gefühl, organisiert zu sein, unseren "Shit together" zu haben. Nur ist es mit dem Aufschieben ja noch nicht getan. Oft wird die Liste täglich länger statt kürzer. Neue Aufgaben kommen hinzu, die Abarbeitung der vorhandenen Punkte auf der Liste scheint aufgrund der Menge irgendwann kaum mehr bewältigbar.

 

Wie du deine To-Do`s übersichtlich hältst und sie tatsächlich erledigt bekommst:

 


1. Ist das wichtig?

Du bist nicht besser organisiert oder strukturiert, wenn du alles auf eine Liste schreibst, nur um es dann abhaken zu können. Unwichtige To-Do`s zu managen, verschwendet wertvolle Kapazitäten deiner Konzentration auf das Wesentliche und Zeit. (siehe auch "Effektivität - die richtigen Dinge" tun und "Effizienz - die Dinge richtig tun")

Entscheide also zuerst, ob der Punkt seine Berechtigung auf einer To-Do-Liste hat. 


2. Wohin damit?

Du hast ein Notizbuch aus Papier und einen Kalender in deiner Tasche, einen Kalender in deinem Handy, eine To-Do-Liste auf deinem Schreibtisch zuhause, einen Taskmanager auf der Arbeit, einen Pinterestaccount, eine Einkaufsapp und eine Tafel in der Küche auf der du deine Einkäufe notierst. INFO-CHAOS

 

Versuche die Arbeitsaufgaben von deinen privaten To-Do`s strikt zu trennen. Am Arbeitsplatz wird dir wahrscheinlich ein System vorgegeben mit dem du dich organisieren sollst. Sei`s drum. Deine privaten zu-erledigen-Aufgaben solltest du dann möglichst an einem Ort verwalten, und dich für ein Kalendersystem entscheiden; so geht dir nichts durch die Lappen.


3. Kategorisieren & Priorisieren

Nimm deine To-Do`s und deine kostbare Zeit ernst. Betrachte die Erledigung deiner To-Do`s als Austausch für deine Zeit und behalte den Output im Blick.

  1. Wann muss etwas geschehen? Was passiert, wenn ich es verschiebe? Gibt es einen Vorteil, wenn ich es so schnell wie möglich erledige?
  2. Wie viel Zeit wird es mich kosten, dieses To-Do zu erledigen?
  3. Wie wichtig ist das? Ist es essentiell? Ist es etwas das halt gemacht werden sollte, aber nicht muss? Ist es etwas was dir einfach Spaß macht? 

Das Eisenhower-Prinzip kann dich dabei unterstützten, diese Entscheidungen zu treffen. 

Copyright Youtube / Uwe Maurer  https://www.youtube.com/watch?v=YBFtXTAT_TI
Copyright Youtube / Uwe Maurer https://www.youtube.com/watch?v=YBFtXTAT_TI

 

Administratives, Einladungen & Geschenke, DIY-Projekte, Ausflüge, Ideen, Notizen, die Liste unserer zu-erledigen-Aufgaben kann lang sein. Oftmals werden dann für jedes Thema einzelne Listen erstellt, "der Ordnung wegen". Das ist ein Trugschluss. Je mehr Listen du führst, umso schwieriger wird es, zu sehen, was davon wichtig ist und den Überblick zu behalten. Und deine Motivation, eine der Listen abzuarbeiten, schwindet gleichermaßen.

 

Kategorisiere deine Aufgaben also nicht nach Bereichen (Hobby, Finanzen, Freizeit, Freunde, etc.) sondern nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Ich verwende folgende Listen:

 

HEUTE = wichtig und dringend

Das sind die Dinge, die oberste Priorität haben. Es gibt einen Zeithorizont für die Erledigung und es ist wichtig, dass sie erledigt werden. Dabei heißt "heute" trotzdem nicht unbedingt heute-heute, aber ganz bestimmt in den nächsten 3 Tagen. Die Macht der Gedanken und so...mit der Überschrift HEUTE unterstreichst du die Wichtigkeit für dich.

 

TO DO = wichtig aber nicht dringend

Diese Aufgaben haben keine Deadline, müssen aber (Punkt 1) erledigt werden. Das sind Aufgaben, die du erledigen kannst, wenn sich überraschend freie Zeit auftut, wenn du richtig Lust hast, das gerade zu erledigen. Dinge die du nicht vergessen darfst.

 

NOTIZEN = Erinnerungsstützen

Diese Liste ist keine To-Do-Liste, du fragst dich nicht wie in Punkt 1 "Ist das wichtig?". Hier sammelst du Ideen, Hinweise, Schlagworte die nicht wichtig, aber interessant für dich sind und für die es derzeit keinen Handlungsbedarf gibt. Buch- und Filmempfehlungen, Dinge von denen du gehört hast, die du einmal recherchieren willst, Ideen die du aktuell nicht weiterverfolgen möchtest aber keinesfalls vergessen möchtest.

 

Geh diese Liste immer mal wieder durch und prüfe, ob diese Notizen noch relevant für dich sind.

 

Optional: HILFSLISTE = in meinem Fall Geschenke

Diese Liste ist ganz individuell eine Liste, die dich in einem Bereich unterstützt, der dir Schwierigkeiten macht, etwas wo du über einen längeren Zeitraum Planbarkeit und Übersicht erhalten möchtest. Das könnte z.B. die Suche nach einem Reiseziel für den nächsten Urlaub sein, oder eine Linksammlung mit Weddingplanern, eine Liste der Bücher die du bis zum Ende des Studiums gelesen haben möchtest, etc. 

 

Für mich ist es die Geschenke-Liste. Ich bin nicht gut darin, Geschenke zu finden. Es stresst mich! Seit ich die Geschenkeliste führe hab ich meine Lösung gefunden. 

 

EIN aktuelles Projekt = in meinem Fall der Wohnwagen

Bestimmt hast du auch mehrere private Projekte die du umsetzen möchtest. Den Dachboden ausbauen, Fotoalben gestalten, ein kleines Atelier einrichten, Sukkulenten züchten, an Ideen und Wünschen mangelt es nicht. Pick dir eines dieser Projekte raus, entscheide dich, ein Projekt in den nächsten Monaten anzupacken. Die anderen Projekte schreibst du auf deine To-Do-Liste.

Es ist egal, ob du das auf Papier oder in einer App machst. Ich nutze Google Keep, als App habe ich meine Listen immer mobil dabei, am Desktop kann man gut editieren, wenn es mal mehr zu notieren gibt. Du kannst Checklisten erstellen, Bilder, Links und Skizzen hinzufügen. 


5. Die Dont-Wanne-Do-Liste

And this is where the real magic happens: Leg dir eine Don`t-wanne-do-Liste an und mach sie zur obersten Priorität.

 

Wenn du Punkt 1 beachtet hast und ein durchschnittliches Leben führst (ein bis zwei Jobs, Familie, Hobbys, Freunde) dann sollten deine HEUTE-Aufgaben und ab und an eine Aufgabe deiner TO-DO-Liste zeitlich machbar sein. Was uns wirklich hindert, Dinge zu erledigen, ist, dass wir sie nicht erledigen wollen.

 

Das sind die Dinge die mit einem großen Aufwand verbunden sind, Dinge die uns Überwindung kosten (Entschuldigungen, längst überfällige Antworten, unangenehme Anrufe oder Behördengänge), Dinge für die wir erst Vorbereitungen treffen müssen, uns informieren müssen, Dinge die viel Zeit in Anspruch nehmen, oder mit anderen Unannehmlichkeiten verbunden sind.

 

Solche Dinge erledigen zu müssen, kann uns hemmen, überhaupt irgendetwas zu erledigen. Die Hemmung davor, und ganz besonders die Wichtigkeit der Aufgaben, blockiert uns, nach dem Motto "ich muss die Steuererklärung abgeben, sonst bekomme ich eine Mahnung und es wäre ja auch blöd, mir das Geld das ich eventuell erstattet bekomme entgehen zu lassen. Aber meine HEUTE-Liste ist ebenfalls so lang, aber das ist ja nicht so wichtig wie die Steuererklärung." Trotzdem wird die Steuererklärung dann nicht angepackt. 

 

Die unliebsamen Aufgaben verhindern, dass wir überhaupt etwas machen. Und sind so der Feind Nr. 1 der Effizienz. Mach dir deine DONT-WANNE-DO`s bewusst und mache sie zur obersten Priorität, noch vor den HEUTE-Aufgaben. Es werden ein paarmal im Jahr mehrere Aufgaben auf deiner DONT-WANNE-Do-Liste stehen aber im Regelfall wird es sich in Grenzen halten. 

 

Viel Spaß beim Ausprobieren!

Tel. : +49 (0) 176 996 376 44


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